Comment annuler un compte marchand correctement

Lisez d'abord la clause de résiliation

Trouvez quatre choses dans votre contrat : la durée initiale, si elle se renouvelle automatiquement, l'avis que vous devez donner et quand, et tous frais de résiliation anticipée ou dommages-intérêts liquidés. La plainte de 2022 de la FTC contre First American Payment Systems cite la clause de cette entreprise en exemple : le contrat se renouvelait pour des périodes supplémentaires d'un an sauf si le commerçant donnait un avis écrit de non-renouvellement au moins 30 jours et au plus 90 jours avant la fin de la durée, et l'avis devait porter la signature du commerçant telle qu'elle apparaissait sur la demande. Votre contrat peut dire autre chose, mais c'est le genre de libellé à rechercher.

Envoyez l'avis de la façon exigée par le contrat

Si le contrat exige un avis écrit avec une signature autorisée, envoyez exactement cela. Incluez le nom légal de votre entreprise, votre identifiant de commerçant, la date à laquelle vous voulez que le compte soit fermé, et une demande de confirmation écrite. Utilisez une méthode de livraison qui vous donne une preuve de réception, et conservez une copie. Fermez votre dernier lot et confirmez qu'il a été financé avant la fermeture du compte, afin qu'aucune vente ne reste non réglée.

Au Canada, le Code de conduite vous donne des sorties datées

Les commerçants canadiens ont une voie de sortie qui ne dépend pas de ce que dit la clause de résiliation. Le Code de conduite destiné à l'industrie canadienne des cartes de crédit et de débit est entré en vigueur le 30 octobre 2024. Selon lui, un acquéreur doit donner un avis de 30 à 60 jours civils avant la date d'entrée en vigueur d'une augmentation de frais, de nouveaux frais, ou d'une réduction non égalée, et cet avis doit indiquer les montants précédent et nouveau, identifier qui a changé le taux, et exposer le droit du commerçant de donner un avis d'intention de sortir de l'entente dans les 70 jours civils suivant la date d'entrée en vigueur du changement. Une fois que vous donnez un avis d'annulation, le fournisseur doit envoyer les documents d'annulation dans les 5 jours ouvrables. Pour les renouvellements, une entente à durée déterminée ne peut se renouveler automatiquement pour la durée du terme initial; les renouvellements sont limités à des périodes de 6 mois ou moins, et un commerçant qui veut empêcher un renouvellement doit donner un avis au moins 45 jours civils avant celui-ci. Le Code exige aussi que l'entente porte une page couverture avec un Sommaire des éléments clés de l'entente, une Divulgation du coût par transaction et une Divulgation des frais, qui est l'endroit où vous devriez d'abord chercher la durée, le renouvellement et tous frais de sortie. Deux conséquences pratiques. Un avis de changement de frais est une fenêtre de sortie, alors lisez ces lettres plutôt que de les classer, et notez à l'agenda la date des 70 jours lorsqu'un tel avis arrive. Et l'avis de non-renouvellement de 45 jours est une entrée d'agenda que vous devriez faire le jour où vous signez, pas quelque chose à retenir plus tard. Rien de tout cela ne s'applique à un contrat américain, où la propre clause d'avis du contrat s'applique.

Vérifiez s'il y a une location d'équipement distincte

Les locations de terminaux sont souvent des contrats distincts avec une entreprise différente et leurs propres modalités non annulables. Annuler le contrat de traitement peut ne pas mettre fin à la location. Trouvez les documents de location, vérifiez qui possède l'équipement, et suivez ses modalités de retour ou de rachat. Retournez l'équipement placé ou loué avec un suivi et conservez le reçu.

Surveillez les débits après l'annulation

Les processeurs perçoivent habituellement les frais en débitant votre compte bancaire d'entreprise. La FTC a allégué que First American continuait à débiter les commerçants pour des frais mensuels pendant des mois, voire des années, après qu'ils eurent cessé d'utiliser le service, tentait d'autres débits après que les commerçants eurent placé des ordres d'arrêt de paiement, et dans certains cas utilisait un nom d'entreprise différent sur le débit. Ce sont des allégations concernant une entreprise. Selon l'ordonnance décrite par la FTC, les défendeurs devaient rembourser 4,9 millions de dollars, cesser de dénaturer les modalités des contrats, et faciliter l'annulation; en février 2025, la FTC a indiqué avoir envoyé plus de 2,6 millions de dollars en remboursements à 5 588 petites entreprises. Après l'annulation, vérifiez au moins deux mois de relevés bancaires. Si les débits continuent, communiquez par écrit avec le fournisseur avec votre confirmation, et demandez à votre banque quelles options elle offre pour arrêter ou retourner un débit non autorisé sur un compte d'entreprise.

Une liste de vérification avant le basculement

Avant de changer, configurez le nouveau compte et testez-le; téléchargez les relevés et l'historique des transactions du portail de l'ancien fournisseur, car l'accès pourrait prendre fin; déplacez ou recueillez à nouveau toutes les cartes clients enregistrées selon le processus de votre nouveau fournisseur; mettez à jour la facturation récurrente; et notez la date de vos derniers frais prévus. Ceci est de l'information générale, non un avis juridique (17 septembre 2026). Si les modalités du contrat ne sont pas claires ou qu'un montant important est en jeu, faites réviser l'entente par un avocat.