Synchroniser les paiements par carte avec QuickBooks Online

Pourquoi les dépôts nets créent un écart

Certains processeurs vous envoient les ventes par carte de la journée avec les frais déjà déduits. Vos factures et registres de ventes montrent le montant brut, et votre banque montre le montant net. Exemple illustratif seulement, avec des chiffres ronds fictifs : des clients paient 1 000 $ par carte, le processeur déduit 30 $, et 970 $ arrivent à la banque. Si vous inscrivez 970 $ comme revenu, les ventes sont sous-évaluées de 30 $ et les frais disparaissent de vos dépenses. Si vous inscrivez 1 000 $ sans les frais, les livres ne correspondront pas à la banque. La solution est d'inscrire les deux : 1 000 $ reçus et 30 $ de frais, pour un net de 970 $ correspondant au dépôt. La façon de le faire dans QuickBooks Online dépend de qui traite vos cartes.

Si vous utilisez QuickBooks Payments

L'article d'aide d'Intuit indique que QuickBooks Online enregistre automatiquement les dépôts et les frais déduits des transactions QuickBooks Payments. Pour choisir les comptes, allez à l'icône Paramètres, puis Compte et paramètres, ouvrez l'onglet Paiements, et sélectionnez vos comptes dans la section Plan comptable. Intuit précise que le compte de dépôt devrait être le même compte où les paiements sont réellement déposés, et le même compte d'où les frais sont réellement déduits. Il décrit aussi ce qui se passe lorsque vous utilisez les transactions téléchargées : les paiements entrent dans les fonds non déposés lorsqu'ils sont traités, et une fois qu'ils se règlent et sont déposés dans votre compte-chèques, le dépôt de lot est enregistré automatiquement avec un retrait de frais distinct dans le compte de retrait de frais.

Si un autre processeur vous paie

L'article d'Intuit sur les services marchands tiers présente ces étapes. Sélectionnez Créer, puis Recevoir un paiement, saisissez le paiement et appliquez-le à la facture, choisissez les fonds non déposés comme compte de dépôt, puis enregistrez. Ensuite, sélectionnez Créer, puis Dépôt bancaire, et cochez le paiement sous Sélectionner les paiements existants. Dans Ajouter d'autres fonds à ce dépôt, saisissez les frais facturés par la société de carte comme montant négatif et choisissez le compte de dépense que vous utilisez pour ces frais. Vérifiez que le total du dépôt correspond à votre relevé bancaire, puis enregistrez. Lorsqu'un seul dépôt bancaire couvre plusieurs paiements par carte, sélectionnez chaque paiement de ce lot avant d'ajouter la ligne de frais. Le relevé ou le rapport de dépôt de votre processeur montre quelles ventes et quels frais composent chaque dépôt.

Faire correspondre le flux bancaire

Une fois que le total du dépôt est égal au montant sur le relevé bancaire, la transaction bancaire téléchargée devrait correspondre à ce dépôt unique. Évitez d'ajouter aussi la ligne téléchargée comme nouveau revenu, car cela compterait les mêmes ventes deux fois. Si un dépôt ne correspond pas, les causes habituelles sont un paiement laissé de côté dans le lot, des frais saisis comme montant positif, ou un remboursement ou une rétrofacturation prélevés sur le même dépôt. Notre guide de rapprochement traite plus en détail de la correspondance entre les lots et les dépôts.

Choisir le compte de frais

Les étapes d'Intuit indiquent d'utiliser un compte de dépense pour les frais, mais ne précisent pas lequel. La Publication 334 de l'IRS précise que, pour être déductible, une dépense d'entreprise doit être à la fois ordinaire et nécessaire : une dépense ordinaire est courante et acceptée dans votre domaine, et une dépense nécessaire est utile et appropriée pour votre entreprise. La publication cite les frais bancaires parmi d'autres dépenses que vous pourriez pouvoir déduire; elle ne nomme pas les frais de traitement des cartes dans cette liste, alors demandez à votre fiscaliste comment les classer. Un compte dédié garde le coût visible chaque mois. Notre guide de comptabilité traite du suivi de ce coût.

Conservez les pièces justificatives derrière les écritures

La Publication 583 de l'IRS précise que les pièces justificatives comme les bordereaux de vente, les factures, les reçus et les bordereaux de dépôt appuient les écritures dans vos livres et sur votre déclaration de revenus. Elle cite les bordereaux de dépôt bancaire et les reçus de carte de crédit parmi les documents qui démontrent les recettes brutes. Conservez chaque relevé de processeur avec les dépôts qu'il explique. L'IRS indique que les paiements par carte que vous recevez sont déclarés sur le formulaire 1099-K; notre guide sur le 1099-K explique comment comparer ce formulaire à vos livres.