Comment choisir un système de point de vente (PDV) sans vous faire enfermer

Deux produits, souvent un seul contrat

Un PDV, c'est le logiciel et le matériel qui servent à faire les ventes : menus ou inventaire, commandes, reçus, rapports. Le traitement des cartes est le service qui fait passer l'argent de la carte du client à votre banque. Certaines entreprises de PDV exigent que vous utilisiez leur propre traitement; d'autres vous laissent choisir. Les systèmes liés peuvent être plus simples, mais partir signifie remplacer les deux en même temps. Les systèmes ouverts vous permettent de magasiner le traitement séparément. Sachez quel type vous achetez.

Partez de votre façon de vendre

Dressez la liste de ce que vous faites vraiment : service aux tables ou au comptoir, inventaire de détail par taille et couleur, rendez-vous, commandes en ligne, livraison, plusieurs emplacements, pourboires, bons de cuisine. Puis la liste de ce que vous devez relier : logiciel comptable, paie, boutique en ligne, fidélisation. Choisissez le système qui gère bien votre liste, pas celui qui a la plus longue page de fonctions.

Matériel : acheter, louer au mois ou en location à long terme

Acheter le matériel comptant coûte plus cher au départ, mais il vous appartient. La location au mois est flexible. La location à long terme signifie souvent un contrat distinct et non résiliable avec une société de financement, qui dure plus longtemps que votre abonnement au PDV et peut coûter bien plus que la valeur du matériel. Demandez si le matériel est verrouillé à un seul processeur, car les appareils verrouillés deviennent inutiles si vous changez.

Contrats et conditions de sortie

Lisez la durée, le renouvellement automatique, les frais de résiliation anticipée et ce qui arrive à vos données quand vous partez. Demandez l'entente de traitement et l'entente logicielle séparément s'il y en a deux. Obtenez par écrit toute promesse de frais annulés.

Coût total de possession

Additionnez l'abonnement logiciel par terminal ou par emplacement, le matériel, les modules complémentaires, les coûts de traitement calculés sur votre vrai relevé et tous les frais de passerelle ou de commande en ligne. Comparez ce total mensuel d'une option à l'autre, pas le prix affiché du logiciel.

Mode hors ligne et fiabilité

Demandez comment le système se comporte quand Internet tombe. Les bons systèmes continuent d'accepter les commandes et les paiements par carte hors ligne, dans certaines limites, et se synchronisent plus tard. Pour les restaurants, les camions de cuisine de rue et les commerces en région, cela compte autant que n'importe quelle fonction.

Données et rapports

Vérifiez que vous pouvez exporter vos données de ventes, de clients et d'inventaire dans des formats standards. Les rapports doivent vous donner les ventes par heure, par article et par employé, ainsi que les pourboires si vous en utilisez.

Soutien

Informez-vous sur les heures et les moyens de soutien. Une panne de PDV un vendredi soir exige quelqu'un qui répond.

Restaurants

Les restaurants ont besoin de plans de salle, de gestion des services, de modificateurs, de partage d'addition, d'ajustement du pourboire, d'écrans ou d'imprimantes de cuisine, et de commandes en ligne sans commission sur chaque commande. Les terminaux portatifs pour le paiement à la table accélèrent la rotation. Vérifiez comment le système gère les pourboires et les exportations vers la paie, et comment il se comporte hors ligne un vendredi soir.

Vente au détail

Les détaillants ont besoin d'un inventaire avec variantes comme la taille et la couleur, de la lecture de codes-barres, de bons de commande, de décomptes d'inventaire, de profils clients, de fidélisation et, souvent, d'une boutique en ligne synchronisée avec le même inventaire. Les retours et les échanges doivent être faciles à traiter et à suivre dans les rapports.

Entreprises de services

Les salons, cliniques, ateliers de réparation et gens de métier ont besoin de rendez-vous, de cartes au dossier pour les dépôts et les absences, de facturation, d'estimations et souvent de paiements sur le terrain par téléphone ou tablette. L'intégration avec le logiciel d'horaire ou de gestion de clinique compte plus qu'un bel écran de comptoir.

Entreprises à plusieurs emplacements

Si vous avez ou prévoyez plusieurs emplacements, vérifiez la gestion centralisée des menus ou des produits, les rapports consolidés et les permissions par emplacement. Vérifiez aussi les frais par emplacement, qui se multiplient vite.

Questions à poser à chaque démonstration

Puis-je utiliser le processeur de mon choix, et qu'arrive-t-il à la tarification si je le fais? À qui appartient le matériel, et est-il verrouillé? Quels sont la durée, le renouvellement et les frais d'annulation? Comment puis-je exporter mes données? À quoi ressemble le soutien à 9 h du soir un samedi? Combien cela coûte-t-il au total sur mon volume réel? Demandez les réponses par écrit.

Essayer avant de s'engager

Quand c'est possible, faites un essai ou un projet pilote dans un emplacement avant de signer un long contrat. En une semaine, votre personnel vous dira si le système est assez rapide pendant le coup de feu, et c'est une information qu'aucune démonstration ne peut vous donner.

Les paiements dans le PDV

Vérifiez quels modes de paiement le PDV prend en charge : puce, paiement sans contact et portefeuilles mobiles, cartes-cadeaux, paiements partagés, paiements partiels, dépôts et paiements en ligne pour le ramassage et la livraison. Pour les restaurants, vérifiez le paiement à la table et l'ajustement du pourboire. Pour le commerce de détail, vérifiez la mise de côté et le crédit en magasin. Les fonctions de paiement dont vous avez besoin chaque jour comptent plus que celles de la brochure.

Sécurité et PCI

Un PDV moderne devrait tenir les données de carte hors de vos mains grâce à des terminaux chiffrés et à des jetons, ce qui raccourcit aussi votre questionnaire PCI. Demandez comment le fournisseur gère les mises à jour logicielles, les permissions du personnel et les journaux d'accès, et si les terminaux sont validés pour le chiffrement.

Croissance et changement futur

Demandez ce qui arrive si votre entreprise dépasse les capacités du système ou si vous voulez changer de processeur dans deux ans. Si partir signifie perdre à la fois votre matériel, vos données et votre configuration de commande en ligne, vous êtes plus captif que le prix mensuel le laisse croire. Les systèmes qui vous permettent d'exporter vos données et d'apporter votre propre processeur vous laissent des options.

Un échéancier réaliste

Prévoyez du temps pour configurer le menu ou le catalogue, former le personnel et faire un essai avant la mise en service. Un changement précipité pendant une fin de semaine achalandée est à l'origine de la plupart des problèmes de PDV. Beaucoup d'entreprises installent le nouveau système à côté de l'ancien pendant quelques jours.

Coûts cachés à demander

Au-delà de l'abonnement et du traitement, les coûts d'un PDV se cachent dans les modules complémentaires : commande en ligne, fidélisation, cartes-cadeaux, rapports avancés, licences d'utilisateur supplémentaires, écrans de cuisine, soutien prioritaire payant et frais d'intégration avec le logiciel comptable ou de paie. Les accessoires comme les imprimantes, tiroirs-caisses, lecteurs et supports s'additionnent aussi. Demandez une soumission qui énumère chaque élément que vous utiliserez vraiment la première année, y compris l'installation et la formation, et comparez ce montant, pas le forfait d'entrée annoncé sur le site du fournisseur. Demandez aussi comment les prix changent au renouvellement; un rabais de lancement qui disparaît après douze mois change la comparaison.

Parlez à quelqu'un qui l'utilise

Avant de signer, demandez au fournisseur une référence dans votre industrie et de taille semblable, ou visitez un commerce voisin qui utilise le même système. Demandez-lui ce qui tourne mal, à quelle vitesse le soutien répond et ce qu'il choisirait s'il recommençait. Dix minutes avec un vrai utilisateur vous en apprennent plus qu'une heure de démonstration commerciale.

Une courte liste de comparaison

Traitement lié ou ouvert; propriété du matériel et verrouillage au processeur; durée du contrat et frais de sortie; coût mensuel total selon vos chiffres; mode hors ligne; exportation des données; intégrations dont vous avez besoin; heures de soutien. Notez chaque option sur ces points avant de regarder les démonstrations.