Comment lire un relevé de traitement des cartes, ligne par ligne

Commencez par la page sommaire

La première page montre habituellement le volume total des cartes, le nombre de transactions, le total des frais et les dépôts nets du mois. Notez le volume total et le total des frais avant d'aller plus loin. Beaucoup de relevés présentent les frais sur une ligne négative ou les enfouissent dans une section distincte; vérifiez donc que le total noté inclut tout : frais d'escompte, frais par transaction, frais de service mensuels et tout ce qui vous est facturé à part. Ces deux chiffres, le total des frais et le volume total, vous donnent le seul chiffre qui permet de comparer équitablement les fournisseurs : votre taux effectif.

Dépôts et financement

La section des dépôts indique ce qui est arrivé dans votre compte bancaire et à quel moment. Certains fournisseurs déduisent les frais de chaque dépôt quotidien; d'autres déposent vos ventes brutes et prélèvent tous les frais en un seul débit au début du mois suivant. Aucune des deux méthodes n'est mauvaise, mais vous devez savoir laquelle s'applique à vous, car cela change la façon de faire le rapprochement de vos livres. Si les dépôts sont régulièrement inférieurs aux ventes de la journée sans qu'une ligne de frais l'explique, cherchez des rétrofacturations, des réserves ou des ajustements.

Le détail des frais : trois couches

Un relevé clair sépare les frais en trois couches. L'interchange est versé à la banque qui a émis la carte de votre client et varie selon le type de carte et la façon dont elle a été acceptée. Les frais des marques de cartes, souvent appelés cotisations ou frais de réseau, vont à Visa, Mastercard et aux autres réseaux. Tout le reste constitue la marge de votre fournisseur. En tarification interchange plus, vous voyez les trois couches. En tarification à taux fixe ou par paliers, vous voyez habituellement un seul frais combiné, plus simple à lire mais impossible à vérifier.

Lire les lignes d'interchange

Les lignes d'interchange sont habituellement regroupées par marque de carte et par programme, avec un nom, un nombre, un volume, un taux et un total. Les noms semblent obscurs, mais ils en disent long : ils montrent si les cartes étaient de débit ou de crédit, personnelles ou d'entreprise, et si la vente était en carte présente, saisie manuellement ou en ligne. Une grande part du volume dans des programmes comportant des mots comme standard, non qualifié ou électronique peut signifier que des ventes sont déclassées à cause de lots fermés en retard ou de données manquantes.

Frais des marques de cartes

Les frais des marques de cartes sont de petits pourcentages et des frais par article fixés par les réseaux. Certains fournisseurs les refilent au coût; d'autres les majorent ou ajoutent des lignes supplémentaires aux noms semblables. Comparez les lignes de frais des marques avec les descriptions de frais publiées par les réseaux si votre fournisseur les communique, et demandez si une ligne présentée comme un frais de réseau est en réalité un frais du fournisseur.

La marge : la partie négociable

En tarification interchange plus, la marge apparaît sous forme de pourcentage et de frais par transaction ajoutés à l'interchange. En tarification par paliers, la marge est cachée dans les taux qualifié, mi-qualifié et non qualifié. C'est sur la marge que les fournisseurs se font concurrence; c'est donc la partie à comparer entre les soumissions. Deux soumissions avec une marge identique devraient coûter la même chose sur le même relevé; sinon, quelque chose d'autre diffère.

Frais mensuels et ponctuels

Cherchez une section qui énumère les frais fixes : frais de relevé, frais de compte ou de service, frais PCI, frais de non-conformité PCI, frais de passerelle, complément du minimum mensuel, frais annuels, location d'équipement au mois ou à long terme, et frais de rétrofacturation ou de demande de copie. Certains sont normaux. D'autres portent un nom sans service clair. Vérifiez chacun par rapport à votre entente et à votre grille tarifaire.

Rétrofacturations et ajustements

Les rétrofacturations apparaissent habituellement comme un débit du montant de la vente plus des frais de rétrofacturation, et les annulations comme un crédit si vous gagnez. Les ajustements peuvent être n'importe quoi, d'un frais corrigé à une réserve. Chaque ajustement devrait avoir une raison compréhensible; sinon, posez la question.

Un exemple illustratif

Imaginez un relevé illustratif pour un petit café. Le sommaire montre $30,000 de ventes par carte réparties sur 2,500 transactions et $870 de frais au total. Divisez les frais par les ventes : le taux effectif est de 2.9%. Dans le détail des frais, l'interchange totalise $480, les frais des marques de cartes totalisent $45, et tout le reste, soit $345, revient au fournisseur : une marge en pourcentage, des frais par transaction sur chaque vente, des frais de relevé mensuels et des frais PCI. Avec 2,500 petites ventes, quelques cents par transaction s'additionnent vite, et c'est pourquoi les frais par article comptent souvent plus pour un café que le pourcentage. Ces chiffres sont inventés pour illustrer la méthode; c'est votre propre relevé qui compte.

Pourquoi deux relevés pour le même commerce se ressemblent peu

Deux fournisseurs peuvent présenter le même mois de façon très différente. L'un énumère chaque programme d'interchange sur plusieurs pages; l'autre montre un seul taux d'escompte par marque de carte. L'un déduit les frais chaque jour; l'autre facture au mois. L'un appelle sa marge un taux d'escompte; l'autre, des frais de traitement. La présentation n'est pas, à elle seule, un signe d'honnêteté ou de malhonnêteté. Ce qui compte, c'est de pouvoir rattacher chaque dollar de frais à une ligne de votre entente.

Les termes que vous verrez

Le taux d'escompte est le pourcentage facturé sur le volume. Les frais de transaction ou d'autorisation sont les frais par article, parfois appliqués aussi aux tentatives refusées. Qualifié, mi-qualifié et non qualifié sont les paliers de la tarification par paliers. Une cotisation est un frais de marque de carte. Les frais de lot ou de règlement sont facturés chaque fois que vous fermez la journée. Les frais de rétrofacturation et de demande de copie s'appliquent aux contestations. Un déclassement est une vente qui s'est retrouvée dans un programme plus coûteux que prévu. Si votre relevé utilise un mot introuvable dans votre entente, demandez-en la définition par écrit.

Où se cachent les erreurs

Cherchez les frais facturés deux fois, comme des frais PCI et des frais de programme PCI distincts; des frais en pourcentage appliqués aux frais des marques de cartes qui devraient être refilés au coût; des frais par transaction facturés sur les remboursements; et des hausses apparues sans préavis. Vérifiez aussi la part du volume dans les catégories saisies manuellement ou non qualifiées. Une hausse soudaine signifie habituellement que quelque chose a changé dans votre façon d'accepter les cartes, comme un lecteur de puce brisé qui oblige le personnel à taper les numéros de carte.

Quoi envoyer quand vous demandez de l'aide

Si vous voulez que quelqu'un d'autre examine votre relevé, envoyez le relevé complet, toutes les pages, pas seulement le sommaire. Joignez votre entente ou votre grille tarifaire si vous l'avez. Ne masquez rien, sauf les numéros de compte bancaire complets. Un relevé partiel cache justement les lignes qui ont tendance à coûter le plus cher.

Une liste de vérification pour chaque relevé

Chaque mois : notez le volume total, le total des frais et le taux effectif; relevez toute nouvelle ligne de frais; vérifiez la part du volume dans les programmes déclassés; comparez les dépôts aux ventes; et classez le relevé. Si votre taux effectif augmente sans changement dans vos habitudes de vente, demandez à votre fournisseur quelle ligne a changé. Si vous voulez un deuxième avis, envoyez-nous le relevé et nous identifierons chaque ligne.