Descripteurs de facturation : règles Visa sur le nom du commerçant et litiges

D'où provient le descripteur

Lorsque vous êtes configuré pour l'acceptation de cartes, votre fournisseur enregistre un nom de commerçant et un champ de ville ou de contact. Ces données voyagent dans le registre de compensation pour chaque vente. Les règles de Visa exigent d'un émetteur qu'il inclue sur le relevé du titulaire de carte les données de compensation qui identifient le commerçant, ou le commerçant parrainé et son facilitateur de paiement, ou l'exploitant de portefeuille numérique et le détaillant, et qui permettent au titulaire de carte de joindre le commerçant. Dans la région Europe, les transactions récurrentes intrarégionales doivent porter l'adresse du site Web du commerçant en ligne dans le champ du nom, ou un numéro de téléphone accessible à l'international dans le champ de la ville pour les autres commerçants.

La règle de Visa sur le nom du commerçant

La section 1.5.1.12 des règles fondamentales de Visa précise que le nom utilisé pour identifier un commerçant doit être celui qu'il utilise principalement pour s'identifier auprès des clients, affiché à chaque point de vente ou sur son site Web ou son application, et utilisé de façon uniforme, y compris l'orthographe, sur le reçu de transaction, la demande d'autorisation, le registre de compensation et les registres de litiges. Pour les transactions en ligne, l'adresse du site Web peut être utilisée à moins qu'elle ne soit pas directement liée au nom du commerçant. Le nom dans le registre de compensation peut différer du reçu seulement lorsque des abréviations sont nécessaires ou que des données supplémentaires sont utilisées. L'acquéreur doit corriger les noms non conformes ou les noms causant de la confusion chez les titulaires de carte.

Facilitateurs de paiement et plateformes

Si vous êtes payé par l'intermédiaire d'un facilitateur de paiement, les règles de Visa sur les reçus exigent le nom du facilitateur et votre nom ou une abréviation de celui-ci. Sur une plateforme, le reçu montre la plateforme et le détaillant. Les clients peuvent voir un nom qu'ils ne s'attendent pas à voir devant le vôtre, alors informez-les à la caisse et dans le courriel de reçu de la façon dont le débit apparaîtra.

Ce que le Regulation Z dit sur l'identification des débits

Pour les cartes de crédit à la consommation, le 12 CFR 1026.8 exige de l'émetteur de la carte qu'il identifie chaque vente sur le premier relevé qui la montre, avec le montant, la date et soit une brève description de ce qui a été acheté (lorsque le créancier et le vendeur sont les mêmes ou liés), soit le nom du vendeur et la ville et l'État ou le pays étranger. Pour les commandes par la poste, Internet ou téléphone, l'adresse peut être omise ou remplacée par toute désignation qui aide le consommateur à identifier le débit. En vertu du 12 CFR 1026.13, une erreur de facturation inclut un débit non identifié comme ces règles l'exigent et un débit pour lequel le consommateur demande une clarification. L'avis écrit du consommateur doit parvenir à l'émetteur dans les 60 jours suivant le premier relevé qui le montre, et l'émetteur doit en accuser réception dans les 30 jours, à moins de le résoudre plus tôt.

Alignez les reçus, les courriels et votre site Web

Visa exige qu'un reçu par courriel ou par texto inclue, dans son titre ou sa première ligne, le nom du commerçant tel qu'il apparaîtra dans le registre de compensation et sur le relevé, et un libellé précisant qu'il contient le reçu ou un lien vers celui-ci. Le site Web ou l'application d'une boutique en ligne doit afficher un contact du service à la clientèle, y compris une adresse courriel ou un numéro de téléphone, et doit afficher le pays du point de vente marchand dans le déroulement de la caisse. Lorsque le nom sur le courriel, la page de paiement et le relevé correspondent tous, les clients peuvent relier le débit à l'achat.

Comment vérifier et changer le vôtre

Regardez une ligne de relevé provenant d'une transaction réelle sur une carte professionnelle que vous contrôlez, ou demandez à votre fournisseur les champs exacts du descripteur au dossier : nom, champ de ville ou de téléphone, et toutes les options de descripteur par transaction ou dynamique. Si le nom de l'entité légale diffère de votre nom commercial, demandez le nom commercial. Pour les abonnements et les dépôts pris maintenant mais facturés plus tard, répétez le descripteur dans la confirmation d'inscription et le rappel avant chaque débit. Nos guides sur la facturation d'abonnement et les cartes enregistrées couvrent ces avis.

Un exemple concret

Exemple illustratif seulement, avec des noms fictifs. Une boulangerie fait affaire sous le nom Riverside Bakery, mais son entreprise est RKM Holdings LLC. Son compte a été configuré avec le nom de l'entreprise, alors les relevés montrent RKM HOLDINGS. Les clients qui ne reconnaissent pas le nom appellent leur banque. Le propriétaire demande au fournisseur de changer le descripteur pour RIVERSIDE BAKERY avec la ville de la boutique, met à jour le titre du courriel de reçu pour qu'il corresponde, et vérifie la prochaine ligne de relevé sur une carte professionnelle.