Cartes-cadeaux : la règle des cinq ans, les frais et la responsabilité

La règle des cinq ans sur les fonds

L'exigence de base porte sur les fonds plutôt que sur le plastique. Le Regulation E exige que « la date d'expiration des fonds sous-jacents soit au moins le plus tardif de : cinq ans après la date d'émission initiale du certificat-cadeau, ou la date du dernier chargement des fonds ». Une carte peut porter une date d'expiration antérieure à celle des fonds qui la sous-tendent — cela est prévu par la règle — mais les divulgations doivent alors rendre la situation claire, et le consommateur doit pouvoir obtenir la valeur. La règle exige la divulgation à la fois de la date d'expiration de la carte et de la date d'expiration des fonds, ou d'une mention que les fonds n'expirent pas, ainsi qu'un numéro sans frais que les consommateurs peuvent utiliser pour obtenir des renseignements sur une carte de remplacement. La FTC présente la version destinée aux consommateurs sans détour : l'argent sur une carte-cadeau ne peut pas expirer avant au moins cinq ans depuis l'achat ou depuis le dernier chargement, et lorsque la date imprimée sur la carte est antérieure à cela, l'argent peut être transféré vers une carte de remplacement sans frais. Si vous concevez une carte, la réponse sûre la plus simple est celle à laquelle la plupart des petits commerçants aboutissent — ne pas imprimer de date d'expiration du tout.

Frais de dormance et d'inactivité

La règle n'interdit pas ces frais; elle les encadre strictement. Un frais de dormance, d'inactivité ou de service ne peut être imposé que lorsqu'il n'y a eu « aucune activité à l'égard du certificat ou de la carte, pendant la période d'un an se terminant à la date où le frais est imposé », et « pas plus d'un frais de dormance, d'inactivité ou de service n'est imposé au cours d'un mois civil donné ». Les exigences de divulgation les accompagnent : la carte doit indiquer le montant de tout tel frais, la fréquence à laquelle il peut être imposé, et le fait qu'il peut être imposé pour inactivité. Pour la plupart des détaillants indépendants, la conclusion pratique est qu'un tel frais ne vaut pas la surface de conformité qu'il crée — mais si vous en imposez un, les limites d'un an et d'une fois par mois ainsi que les divulgations sur la carte sont les éléments précis à vérifier par rapport au modèle de votre fournisseur.

Quelles cartes ne sont pas couvertes

Les règles sur les cartes-cadeaux du Regulation E excluent plusieurs catégories, et les connaître évite à la fois la surconformité et la sous-conformité. Sont exclues : les cartes émises dans le cadre d'un programme de fidélité, de récompense ou de promotion; les cartes qui ne sont pas commercialisées auprès du grand public, comme celles utilisées pour les règlements d'assurance, le crédit en magasin ou les remboursements d'impôt; les certificats dont le seul moyen d'émission de la carte, du code ou de l'appareil est sous forme papier; les cartes rechargeables qui ne sont pas commercialisées ou étiquetées comme cartes-cadeaux ou certificats-cadeaux; les cartes échangeables uniquement contre l'admission à des événements ou des lieux, y compris les emplacements affiliés; et les cartes prépayées pour un service téléphonique ou VoIP. L'exclusion de fidélité est celle qui pose problème, car elle est conditionnelle à la présence de quatre divulgations sur ou avec la carte — si une carte promotionnelle les omet, elle n'est pas exclue, et la règle des cinq ans et les restrictions sur les frais s'y appliquent. Cela est traité séparément dans notre guide sur la fidélité.

L'argent est un paiement anticipé

L'instinct comptable — comptabiliser la vente comme un passif, reconnaître le revenu à l'utilisation — est le bon portrait commercial, mais ce n'est pas automatiquement la réponse fiscale. La Publication 538 de l'IRS énonce la règle générale : « En général, vous déclarez un paiement anticipé pour des biens, des services ou d'autres éléments comme revenu l'année où vous recevez le paiement. » Elle confirme aussi que « Certaines ventes de cartes-cadeaux sont considérées comme des paiements anticipés admissibles à la méthode de report ». Pour un contribuable utilisant la comptabilité d'exercice, le choix de la méthode de report permet de « reporter l'inclusion du paiement anticipé dans le revenu jusqu'à l'année suivante. Cependant, vous ne pouvez pas reporter l'inclusion d'un paiement au-delà de cette année d'imposition » — le report est donc d'un an, et non ouvert jusqu'à l'utilisation. L'admissibilité comporte trois conditions : l'inclusion complète dans le revenu brut l'année de réception doit être une méthode comptable permise pour vous; une partie du paiement doit être incluse dans le revenu de vos états financiers applicables pour une année d'imposition subséquente, ou, en l'absence d'états financiers applicables, gagnée par vous au cours d'une année d'imposition subséquente; et le paiement doit être pour des biens, des services ou d'autres éléments que le secrétaire a désignés. Ceci est de l'information générale, non un avis fiscal — le choix et ses mécanismes sont une conversation avec votre comptable, et le moment compte surtout pour les commerçants dont les ventes de cartes-cadeaux se concentrent en décembre.

Soldes inutilisés et biens non réclamés

La perte définitive — la valeur qui n'est jamais utilisée — est l'endroit où la question du passif devient une question juridique, et c'est la partie sur laquelle nous ne pouvons pas vous donner une seule réponse. Les règles sur les biens non réclamés sont fixées au niveau étatique aux États-Unis et provincial au Canada, et elles diffèrent sur les points fondamentaux : si les soldes de cartes-cadeaux sont déclarables du tout, quelle période d'inactivité s'applique, et ce qu'un détenteur doit déposer et quand. Nous avons cherché une source étatique qui pourrait être citée ici et n'en avons pas trouvé une qui se chargeait avec le détail nécessaire, alors plutôt que de généraliser : les règles varient selon la juridiction, et c'est une question pour votre comptable ou un avocat de l'État ou de la province où vous vendez. Traitez toute affirmation générale selon laquelle les soldes non utilisés vous appartiennent simplement après une période comme quelque chose à vérifier, pas comme quelque chose sur lequel agir.

Les cartes de marque de réseau se comportent différemment des vôtres

Il existe deux produits distincts ici, et le cadre de la FTC est utile : les cartes-cadeaux de détail, échangeables seulement chez les détaillants et restaurants qui les vendent, et les cartes-cadeaux bancaires, qui portent le logo d'un réseau de paiement et fonctionnent partout où cette marque est acceptée. Si vous vendez ou acceptez des cartes prépayées de marque de réseau, les règles des réseaux de cartes s'appliquent en plus du Regulation E. Une chose à savoir : les règles fondamentales de Visa précisent qu'une carte prépayée ne doit pas être échangée contre de l'argent comptant par un commerçant qui l'accepte. Un client qui présente une carte prépayée de 50 $ pour un achat de 30 $ ne reçoit pas 20 $ de votre tiroir-caisse. Votre propre carte de magasin est votre propre passif et vos propres conditions, dans les limites du plancher fédéral; une carte de réseau ne l'est pas.

Faire fonctionner le programme

Les cartes numériques peuvent être achetées et livrées en quelques minutes, ce qui constitue tout leur avantage — elles captent les décisions de cadeaux prises à la dernière minute, ce qu'un stock physique sur un présentoir ne peut pas faire. Les cartes physiques méritent toujours leur place comme achat impulsif au comptoir. Sur le plan des frais, la vente d'une carte-cadeau est une transaction par carte comme une autre et comporte un coût de traitement à l'achat; l'utilisation est normalement un mouvement de solde plutôt qu'une transaction par carte. Et avant d'imprimer quoi que ce soit, réglez le libellé : la FTC note qu'elle a intenté des mesures d'application contre des entreprises pour marketing trompeur de cartes-cadeaux, et les conditions sur la carte sont la première chose que quiconque vous relira.