Remboursements contre annulations : ce que les règles des cartes exigent vraiment

Ce qu'est une annulation (void)

En termes concrets, une annulation retire une transaction du lot ouvert avant qu'il ne soit envoyé pour règlement. Les règles de Visa décrivent le côté réseau. Un acquéreur doit traiter une contrepassation pour une transaction financière en ligne si la transaction est ensuite annulée. Le tableau de contrepassation d'autorisation de Visa indique que lorsqu'une transaction approuvée n'est pas complétée, le commerçant doit soumettre une contrepassation d'autorisation dans les 24 heures suivant le premier des événements suivants : l'annulation (ou la décision du titulaire de carte de payer autrement) et la fin de la période de validité de l'approbation. Une fois qu'une transaction a été entièrement contrepassée, Visa précise que le commerçant ne doit pas la déposer. Le point pratique : une annulation ne fonctionne que tant que la transaction est encore dans votre lot ouvert, alors l'heure de fermeture du lot sur votre terminal ou votre passerelle est le point limite à connaître.

Ce qu'est un remboursement

Après le règlement, la seule voie de retour est une transaction de crédit. Visa permet à un commerçant d'établir sa propre politique de remboursement, mais exige qu'elle soit divulguée. Lorsqu'un commerçant accorde un remboursement, il doit traiter le crédit vers le même identifiant de paiement utilisé pour l'achat dans la mesure du possible. Si cela n'est pas possible, les règles permettent un identifiant secondaire dans certains cas, ou de l'argent comptant, un chèque, un crédit-boutique ou une carte prépayée dans d'autres, par exemple en l'absence de preuve d'achat ou lorsque le client retourne un cadeau. Un commerçant ne doit pas traiter un crédit sans achat préalable par le même titulaire de carte. Aux États-Unis, au Canada et dans certaines autres régions, tout supplément de carte de crédit doit aussi être remboursé, au prorata en cas de remboursement partiel.

Combien de temps prend le crédit

Il y a deux étapes. Le Regulation Z, 12 CFR 1026.12(e), indique qu'un commerçant qui accepte un retour ou annule une dette sur une carte de crédit à la consommation doit envoyer un relevé de crédit à l'émetteur de la carte dans les 7 jours ouvrables, et l'émetteur doit créditer le compte dans les 3 jours ouvrables suivant sa réception. La loi sous-jacente, 15 U.S.C. 1666e, indique que le vendeur doit le faire promptement. Les règles de Visa exigent qu'un émetteur américain porte un crédit à un compte de carte de crédit dans les 3 jours ouvrables suivant la date de règlement, et à une carte de débit Visa ou une carte prépayée Visa dans 1 jour ouvrable, sauf si les circonstances ou l'historique du compte justifient un délai. Ce que le client voit dépend aussi du moment où vous soumettez le remboursement, alors indiquez-lui le jour où vous l'avez traité.

Erreurs et remboursements tardifs

Les règles de Visa indiquent que si un commerçant a traité une transaction par erreur, il doit effectuer une contrepassation ou un ajustement dans les 30 jours civils (45 jours pour le débit Visa authentifié par NIP aux États-Unis). Les remboursements tardifs comportent un risque de litige. En vertu de la condition Credit Not Processed de Visa, un titulaire de carte ayant reçu un crédit ou un reçu marqué annulé qui n'a jamais été traité peut engager une contestation. L'émetteur doit généralement attendre 15 jours civils à compter de la date du reçu de crédit avant de contester, et dispose d'un maximum de 120 jours à partir de cette date. Notre guide sur la politique de remboursement traite du libellé, et notre guide des codes de motif de rétrofacturation couvre les autres conditions de contestation.

Commandes en ligne et par téléphone

Si vous vendez par la poste, Internet ou téléphone, la Mail, Internet, or Telephone Order Merchandise Rule de la FTC fixe des délais lorsqu'une commande que vous ne pouvez pas expédier est annulée. Le guide d'affaires de la FTC indique que lorsque le client a payé par crédit d'un tiers créancier, comme un émetteur de carte, vous devez rembourser dans les sept jours ouvrables suivant l'annulation de la commande; si vous êtes le créancier, dans un cycle de facturation. Vous ne pouvez pas substituer un crédit-boutique ou des bons d'achat à un remboursement exigé par la règle.

Un exemple concret

Exemple illustratif seulement, avec des chiffres ronds fictifs. Une caissière saisit 800 $ au lieu de 80 $ à 14 h et s'en aperçoit à 14 h 05, avant la fermeture du lot. Annuler les 800 $ et exécuter 80 $ laisse une seule vente réglée; l'approbation de 800 $ est contrepassée plutôt que réglée. Si l'erreur est découverte le lendemain matin après la fermeture du lot, le commerce rembourse plutôt 720 $ à la même carte, et le relevé du client montre à la fois la vente et le crédit. Demandez à votre fournisseur comment chaque ligne est tarifée sur votre relevé.