Paiements en salon et spa : dépôts, pourboires et loyer de chaise

Dépôts et frais d'annulation avec carte en dossier

Conserver une carte pour facturer plus tard une annulation tardive constitue une entente à identifiants stockés. Les règles de Visa indiquent qu'avant qu'un commerçant ne conserve un identifiant de paiement, il doit obtenir le consentement exprès et éclairé du titulaire de carte, et que les exigences propres à certains types de transactions doivent être clairement affichées au moment du consentement du titulaire de carte et présentées séparément des modalités générales d'achat. Le tableau de Visa sur les transactions à identifiants stockés indique aussi que le commerçant doit rembourser la totalité du montant payé s'il n'a pas respecté les modalités de la vente ou du service. En pratique, affichez vos modalités de dépôt et d'annulation à la réservation, obtenez l'accord du client et conservez ce registre avec le rendez-vous. Notre guide sur la carte en dossier détaille les règles de Visa sur le consentement et la première transaction.

Percevoir le plein prix à l'avance

Certains salons perçoivent le paiement complet pour des forfaits ou des services d'occasions spéciales à la réservation. Visa limite les commerçants pouvant traiter un paiement anticipé pour la totalité du montant d'achat avant la prestation des services : les commerçants de voyage et de divertissement, les biens ou services personnalisés, les ventes en personne où les articles seront fournis plus tard, et les services récréatifs liés au tourisme et aux voyages. Si vous voulez facturer la totalité du prix à l'avance, demandez à votre acquéreur si votre catégorie de commerçant le permet, ou percevez plutôt un dépôt partiel.

Pourboires par carte au terminal

Demander le pourboire au terminal avant que le prélèvement ne soit terminé garde le reçu exact et évite d'ajuster les montants par la suite. Attribuez chaque pourboire à la coiffeuse qui a effectué le service au point de vente, car ce registre alimente à la fois la paie et la déclaration fiscale.

Frais de carte sur les pourboires des employés

La fiche d'information no 15 du Department of Labor indique que lorsque des pourboires sont facturés sur une carte de crédit, l'employeur peut verser à l'employé à pourboires le pourboire moins le pourcentage des frais de traitement de la carte de crédit, mais ne peut pas déduire plus que les frais réels facturés sur cette transaction. La même fiche d'information précise que le pourboire doit être payé au plus tard à la date de paie habituelle et ne peut être retenu pendant que l'employeur attend que la société de carte le paie. Si vous refilez une part des frais de carte aux coiffeuses, basez-la sur les frais réels de la transaction, conservez le calcul en dossier et vérifiez la loi salariale de l'état, qui peut être plus stricte. Exemple illustratif seulement, avec des chiffres ronds fictifs : un client laisse un pourboire de 20 $ sur une vente par carte dont les frais de traitement s'élèvent à 3 % du total. Déduire 3 % du pourboire, soit 60 cents, reste dans cette limite; prélever un montant fixe de 1 $ ne le respecterait pas.

Déclaration des pourboires pour les employés

L'IRS indique que les pourboires en espèces incluent les pourboires payés par carte de crédit, carte de débit et carte-cadeau. Les employés doivent déclarer les pourboires en espèces à leur employeur dans une déclaration écrite, sauf si les pourboires reçus de cet employeur totalisent moins de 20 $ pour le mois civil, et le rapport est dû au plus tard le 10e jour du mois suivant. Votre rapport de pourboires par coiffeuse au PDV est le point de départ de ces registres, alors vérifiez-le avant chaque paie.

Locataires de poste et qui perçoit le paiement

Le fait qu'une coiffeuse soit une employée ou une travailleuse autonome n'est pas déterminé par le nom que vous donnez à l'entente. L'IRS indique que toutes les preuves de contrôle et d'indépendance doivent être considérées, regroupées en aspects comportementaux, financiers et de type de relation, et qu'aucun nombre fixe de facteurs ne tranche la question. L'IRS indique aussi que les travailleurs autonomes, y compris certaines coiffeuses, qui reçoivent des pourboires les déclarent comme un revenu d'entreprise. Lorsque les locataires perçoivent eux-mêmes les paiements de leurs clients, chaque locataire a habituellement besoin de son propre compte marchand afin que les ventes, les pourboires et les rétrofacturations restent avec l'entreprise qui les a générés. Si les ventes des locataires passent par votre compte, vous héritez de leurs litiges et remboursements et brouillez le registre que l'IRS vous demande de documenter. Obtenez un avis avant d'arrêter la structure.