Gérer les paiements sur plusieurs emplacements

Une relation, des points de vente distincts

Visa définit un point de vente commerçant comme l'endroit où une transaction est complétée, comme un magasin de détail ou un site de commerce en ligne. Ses règles précisent qu'un acquéreur doit attribuer le bon emplacement à chaque point de vente et ne doit pas permettre à un commerçant de le déformer ou de le modifier. Pour les transactions en personne à un emplacement fixe, l'emplacement du point de vente est celui où la transaction est complétée. Avant de signer un commerçant, un acquéreur doit vérifier que le commerçant ne déforme pas son ou ses emplacements de point de vente. En pratique, demandez à votre fournisseur comment il configurera chaque site : si chacun obtient son propre identifiant de commerçant, comment les appareils sont attribués aux sites, et si vous pouvez voir tous les sites dans un seul rapport et chaque site séparément.

Des noms que les clients reconnaissent

Les règles de Visa précisent que le nom du commerçant doit être celui que l'entreprise utilise principalement auprès des clients, affiché à chaque point de vente commerçant, et orthographié de façon uniforme sur le reçu, la demande d'autorisation, le relevé de compensation et les dossiers de litige. L'acquéreur doit corriger les noms qui ne sont pas conformes ou qui prêtent à confusion pour les titulaires de carte. Si vos sites opèrent sous des noms différents, assurez-vous que le descriptif de chacun correspond à son enseigne. Les règles de Visa exigent aussi que l'acquéreur attribue deux codes de catégorie de commerçant ou plus à un même point de vente dans certains cas, notamment lorsque des secteurs d'activité distincts au même point de vente ont chacun leur propre entente de commerçant ou affichent des noms de commerçant différents. Notre guide sur le descriptif de facturation explique comment le nom sur un relevé influence les litiges.

Reçus et données d'emplacement

Le contenu obligatoire des reçus de Visa comprend la ville et l'État ou la province du point de vente commerçant, ainsi que le nom du commerçant que les clients connaissent. Pour une entreprise multisite, c'est aussi utile pour vous : une question d'un client ou un litige peut être retracé au bon site à partir du reçu. Vérifiez que chaque appareil imprime les bons détails de site, surtout après avoir déplacé du matériel d'un emplacement à un autre.

Règlement et rapports

Décidez tôt si chaque site se règle vers son propre compte bancaire ou si tous les sites se règlent vers un seul. Un seul compte est plus simple à gérer mais plus difficile à rapprocher par site. Exemple illustratif seulement, avec des chiffres ronds fictifs : trois sites encaissent 4 000 $, 6 000 $ et 10 000 $ en ventes par carte le même jour. Si le fournisseur verse un seul dépôt de 20 000 $ moins les frais, vous avez besoin de son rapport pour répartir les ventes, les remboursements et les frais par site. Si chaque site se règle séparément, le relevé bancaire fait la plus grande partie de ce travail. L'une ou l'autre approche peut fonctionner; ce qui compte, c'est que les rapports de votre fournisseur détaillent chaque emplacement et que votre comptabilité les reflète.

Les règles locales peuvent varier selon le site

Les règles sur les suppléments pour cartes, les escomptes au comptant et la double tarification varient selon l'État américain et la province canadienne, et les règles des réseaux de cartes s'appliquent en plus. Si vous ajoutez un programme de supplément, vérifiez les règles pour l'emplacement de chaque site plutôt que de reproduire une même configuration partout. Nos guides par État et par province listent les sources principales.

Ouverture et fermeture de sites

Lorsqu'un nouveau site ouvre, donnez à votre fournisseur son nom commercial, son adresse et son volume de cartes prévu afin que le point de vente soit configuré correctement avant la première vente. Lorsqu'un site ferme, avisez votre fournisseur avant la dernière journée d'exploitation afin que le point de vente soit fermé sur le compte plutôt que laissé ouvert. Le guide de référence actuel d'American Express sur les litiges aux États-Unis énumère, parmi ses pratiques pour éviter les litiges, le fait de fournir des politiques écrites d'annulation, de retour, de remboursement et de conditions spéciales au moment de l'achat, de conserver une trace du consentement et une preuve de livraison pour les commandes expédiées, et d'informer les clients de la date de livraison prévue pour les articles qui seront expédiés.

Dossiers par emplacement

La publication 583 de l'IRS précise que des pièces justificatives telles que les bordereaux de vente, les factures, les reçus et les bordereaux de dépôt appuient les inscriptions de vos livres et de votre déclaration de revenus. Elle énumère les bandes de caisse enregistreuse, les bordereaux de dépôt bancaire et les bordereaux de carte de crédit parmi les documents qui montrent les recettes brutes. Conserver ceux-ci par site, avec les rapports par site du processeur, facilite la vérification des chiffres de chaque emplacement.