ACH et virement Interac ou paiement par carte : quand utiliser chacun

Comment fonctionnent les paiements bancaires

Aux États-Unis, l'ACH fait circuler l'argent entre comptes bancaires par le réseau ACH. Au Canada, le débit préautorisé vous permet de prélever des paiements dans le compte d'un client avec son autorisation signée, et le virement Interac permet aux clients de vous envoyer de l'argent par courriel ou par téléphone. Aucun de ces modes ne passe par les réseaux de cartes, donc l'interchange ne s'applique pas.

Coût

Les paiements par carte coûtent un pourcentage plus des frais, donc le coût augmente avec le montant. Les paiements bancaires sont habituellement des frais fixes ou un petit montant plafonné, ce qui les rend beaucoup moins chers sur les grosses factures. Sur une petite vente au détail, l'écart est modeste; sur une grosse facture, il peut être important.

Rapidité et retours

Les paiements bancaires peuvent prendre quelques jours ouvrables à se régler, même si des options plus rapides existent. Les paiements ACH et les débits préautorisés peuvent être retournés, par exemple pour fonds insuffisants, parfois quelques jours après que vous pensiez le paiement compensé. Pour les gros montants, planifiez votre livraison ou votre service en fonction de ce risque.

Litiges

Les clients qui paient par carte peuvent contester au moyen d'une rétrofacturation. Les paiements bancaires ont leurs propres règles de retour et de contestation, généralement plus étroites que les rétrofacturations sur carte, mais bien réelles pour les débits non autorisés. Conservez les autorisations signées pour tout débit que vous prélevez.

Autorisation et dossiers

Pour les débits bancaires récurrents, obtenez une autorisation écrite qui indique le montant ou la façon de le calculer, et comment annuler. Au Canada, les ententes de débit préautorisé suivent les règles de Paiements Canada, que votre fournisseur vous expliquera. Aux États-Unis, les débits ACH suivent les règles de Nacha.

Quand utiliser chacun

Utilisez les cartes pour les ventes au comptoir, les petites transactions, le paiement en ligne et les clients qui veulent des récompenses ou la protection de la rétrofacturation. Utilisez les paiements bancaires pour les grosses factures, les loyers, les droits de scolarité, les abonnements lorsque les clients l'acceptent et la facturation entre entreprises. Beaucoup d'entreprises offrent les deux sur chaque facture et laissent le client choisir.

Refacturer plutôt les coûts de carte

Certaines entreprises offrent un escompte pour le paiement bancaire au lieu d'ajouter des frais de carte. Les escomptes accordés pour d'autres modes de paiement sont généralement mieux acceptés par les clients et, au Canada, sont expressément permis par le Code de conduite, mais vérifiez les règles là où vous exercez vos activités.

Une comparaison à titre d'illustration

Prenons une facture fictive de $5,000. Payée avec une carte de crédit à récompenses à un taux effectif de 3%, elle coûte $150 à accepter. Payée par ACH à des frais fixes fictifs d'un dollar ou deux, elle ne coûte presque rien en comparaison. Sur une vente au détail de $15, l'écart n'est que de quelques cents, et la rapidité et la commodité de la carte l'emportent. Ces chiffres sont inventés pour montrer pourquoi les paiements bancaires comptent pour les grosses factures et moins pour les petites ventes; demandez vos propres taux à votre fournisseur.

Facturation entre entreprises

Les entreprises qui paient d'autres entreprises préfèrent souvent les paiements bancaires pour les grosses factures, et beaucoup ont des processus de comptes fournisseurs conçus autour d'eux. Offrir l'ACH ou le débit préautorisé en plus des cartes sur chaque facture permet à vos clients de choisir, et beaucoup choisiront l'option bancaire pour les gros montants. Quand ils paient avec une carte d'entreprise, l'envoi de données de niveau 2 ou de niveau 3 peut réduire le coût de la carte.

Paiements récurrents

Les abonnements, les loyers, les droits de scolarité et les plans de service se prêtent bien aux débits bancaires, parce que les montants sont prévisibles et que la relation client est continue. Les cartes restent utiles pour les clients qui les préfèrent. La facturation par carte enregistrée exige la mise à jour automatique des cartes pour continuer à fonctionner quand les cartes sont remplacées; les débits bancaires exigent un processus pour les retours.

Le virement Interac pour les entreprises

Le virement Interac permet aux clients d'envoyer de l'argent de leur banque par courriel ou par téléphone. Pour les entreprises, il est courant pour les factures et les dépôts. Vérifiez les fonctions, les limites et les frais du virement pour entreprises de votre banque, et envisagez le dépôt automatique pour que les paiements arrivent sans étape manuelle. Comme c'est le client qui envoie le paiement, il n'y a pas de rétrofacturation comme avec une carte, mais la fraude et les arnaques restent un risque; confirmez donc qui paie.

Fraude et vérification

Les paiements bancaires ont leurs propres types de fraude, comme des paiements provenant de comptes qui sont ensuite déclarés non autorisés, et des arnaques qui vous demandent de rembourser un trop-payé. Vérifiez les nouveaux clients, attendez que les gros paiements soient compensés avant de remettre la marchandise, et ne remboursez jamais un trop-payé dans un autre compte.

Faire le rapprochement des deux

Si vous acceptez les cartes et les paiements bancaires, rapprochez-les séparément : les dépôts de cartes arrivent nets ou bruts des frais de carte, selon le calendrier du processeur; les paiements bancaires arrivent un par un. La plupart des outils comptables peuvent rapprocher les deux si les factures portent une référence claire.

Les délais de règlement en pratique

Les paiements par carte arrivent habituellement dans votre compte bancaire en un ou deux jours ouvrables, selon le calendrier de dépôt de votre fournisseur. L'ACH standard se règle généralement en un à quelques jours ouvrables, et des options plus rapides existent moyennant un coût supplémentaire. Au Canada, les débits préautorisés suivent un schéma semblable, tandis que les virements arrivent habituellement rapidement une fois envoyés par le client. Planifiez vos liquidités en fonction du mode de paiement, surtout en fin de mois.

Expérience client

Les clients qui paient des factures apprécient un seul lien qui offre à la fois l'option carte et l'option bancaire. Pour les paiements récurrents, simplifiez l'autorisation, confirmez chaque débit par courriel et facilitez l'annulation. Un client qui comprend ce qui sera débité et quand est moins susceptible de le contester.

Questions à poser à votre fournisseur

Combien coûte chaque paiement bancaire, et y a-t-il un plafond? Combien de temps prend le règlement? Quels sont les frais de retour, et comment les retours sont-ils déclarés? Les paiements bancaires et par carte peuvent-ils figurer sur la même facture et se rapprocher dans mon logiciel comptable?

Amener les clients vers les paiements bancaires

Si vous voulez que plus de clients paient par virement bancaire, faites-en l'option la plus facile plutôt que la seule. Placez le bouton de paiement bancaire en premier sur les factures, expliquez que cela aide à garder les prix bas et offrez le paiement automatique pour les factures récurrentes. Certaines entreprises offrent un petit escompte pour le paiement bancaire lorsque c'est permis. Forcer les clients à abandonner les cartes crée souvent de la friction; leur offrir une solution de rechange simple fonctionne habituellement mieux.

Sécurité des coordonnées bancaires

Les coordonnées bancaires sont sensibles. Recueillez-les au moyen du formulaire ou du portail sécurisé de votre fournisseur plutôt que par courriel ou par téléphone, ne conservez que ce dont vous avez besoin et limitez l'accès du personnel. Traitez avec méfiance tout changement des coordonnées bancaires d'un client ou d'un fournisseur et vérifiez-le en appelant un numéro connu, car la fraude par réacheminement de paiement commence habituellement par un courriel de changement de coordonnées.

La mise en place

La plupart des fournisseurs et des outils de facturation peuvent ajouter l'ACH ou le débit préautorisé en plus des cartes. Renseignez-vous sur le coût par paiement, le délai de règlement, les frais de retour et la façon dont les retours sont déclarés.