Changer de processeur de paiement : contrats, frais et moment opportun

Lisez l'entente avant toute chose

Trouvez votre entente de commerçant et toute location d'équipement distincte. Repérez la durée initiale, si elle se renouvelle automatiquement, le préavis à donner pour annuler et les frais de résiliation anticipée. Certaines ententes imposent des frais fixes; d'autres utilisent une formule, comme le revenu prévu du fournisseur pour le reste de la durée, ce qui peut représenter beaucoup. Les locations d'équipement sont souvent des contrats distincts avec une société de financement qui se poursuivent même après la fermeture du compte marchand.

Comparez le coût de sortie et les économies

Demandez au nouveau fournisseur d'établir un prix sur votre vrai relevé et calculez la différence mensuelle. Comparez-la avec le coût ponctuel du départ : frais de résiliation, rachat de la location, nouveau matériel et temps de votre personnel. Si les économies remboursent rapidement le coût de sortie, changez maintenant. Sinon, notez votre date de renouvellement et changez à ce moment-là, sans frais.

Canada : vos droits en vertu du Code de conduite

Les commerçants canadiens ont des droits précis en vertu du Code de conduite destiné à l'industrie des cartes de paiement, dont un avis des hausses de frais et le droit d'annuler sans pénalité en réponse à celles-ci. Vérifiez si une hausse de frais récente vous donne une sortie sans pénalité. Notre guide sur le Code de conduite explique les règles.

Équipement

Vérifiez si vos terminaux sont achetés, loués au mois ou en location à long terme, et s'ils sont verrouillés à votre processeur actuel. Les terminaux verrouillés ou en location devront peut-être être remplacés. Certains nouveaux fournisseurs fournissent le matériel; confirmez s'il est vendu, loué au mois ou en location à long terme, et à quelles conditions.

Cartes enregistrées et facturation récurrente

Si vous enregistrez les cartes de vos clients pour des abonnements ou une facturation sur carte au dossier, vérifiez si votre fournisseur ou votre passerelle actuel exportera les jetons ou les données de carte vers le nouveau au moyen d'un transfert sécurisé et conforme. Sinon, les clients devront peut-être saisir leur carte de nouveau. Planifiez cela tôt : c'est l'étape la plus longue.

Choisir le moment de la transition

Faites approuver, programmer et tester le nouveau compte avant de cesser d'utiliser l'ancien. Choisissez une journée tranquille pour changer. Effectuez quelques transactions de test et un remboursement, et vérifiez que le premier dépôt arrive. Beaucoup d'entreprises changent sans aucune fermeture.

Fermer l'ancien compte

Envoyez l'annulation par écrit, en respectant le préavis prévu à votre entente, et gardez-en la preuve. Gardez l'ancien compte bancaire et l'ancien compte marchand accessibles jusqu'à ce que les derniers dépôts soient réglés et que toute rétrofacturation sur d'anciennes ventes soit résolue. Vérifiez le relevé suivant pour repérer des frais imprévus.

Questions à poser au nouveau fournisseur

Quel sera mon taux effectif sur mes trois derniers relevés réels? Quels frais sont fixes et lesquels peuvent changer, et avec quel préavis? Y a-t-il une durée, un renouvellement ou des frais de résiliation? À qui appartient le matériel? Comment gérez-vous la migration des cartes enregistrées et de la facturation récurrente? Quel est votre calendrier de dépôts? Qui dois-je appeler quand quelque chose brise? Obtenez les réponses par écrit, jointes à votre entente.

Méfiez-vous des promesses absentes du contrat

Les discussions de vente comportent souvent des promesses de frais annulés, de taux garantis ou d'équipement gratuit. Si une promesse compte dans votre décision, elle doit figurer dans l'entente signée ou dans un addenda écrit. Un taux garanti verbalement n'est pas un taux garanti.

Boutiques en ligne et passerelles

Si vous vendez en ligne, le changement touche votre passerelle de paiement et votre site Web. Certaines passerelles fonctionnent avec de nombreux processeurs, ce qui vous permet de changer de traitement sans modifier votre caisse en ligne. D'autres sont liées à un seul processeur, auquel cas vous changez les deux. Planifiez la modification du site et testez-la en dehors des heures d'ouverture.

Clients en facturation récurrente

Pour les abonnements et les adhésions, prévenez les clients à l'avance s'ils verront un nouveau nom d'entreprise sur leurs relevés ou s'ils devront saisir leur carte de nouveau. Un message clair réduit les paiements refusés et les contestations de frais non reconnus.

Après le changement

Pour les deux premiers relevés, comparez le taux effectif avec celui de la soumission, repérez les frais imprévus et confirmez que les dépôts arrivent selon le calendrier. Si quelque chose cloche, soulevez-le immédiatement, pendant que les détails sont frais.

Quand changer n'en vaut pas la peine

Si votre tarification actuelle est déjà concurrentielle et que votre coût de sortie est élevé, rester et négocier peut être le meilleur choix. Parfois, une soumission écrite d'un autre fournisseur suffit pour que votre fournisseur actuel réduise sa marge ou élimine des frais.

Lire une clause de résiliation anticipée

Les clauses de résiliation prennent quelques formes. Des frais fixes sont la plus simple. Une clause de dommages-intérêts fixés d'avance peut calculer les frais à partir de vos frais mensuels moyens multipliés par le nombre de mois restant à la durée, ce qui peut être beaucoup plus élevé. Certaines ententes annulent les frais après la première durée ou si vous donnez un avis dans une période déterminée avant le renouvellement. Lisez le libellé exact et, s'il n'est pas clair, demandez par écrit au fournisseur combien vous devriez si vous partiez à une date précise.

Périodes de préavis

Beaucoup d'ententes se renouvellent automatiquement à moins que vous donniez un avis dans une période donnée, souvent des semaines avant la date de renouvellement. Inscrivez cette période à votre calendrier. Un avis donné en dehors de cette période peut entraîner une autre durée complète.

Quoi dire à votre personnel

Avant la transition, montrez au personnel comment effectuer un paiement, un remboursement, une annulation et un pourboire sur le nouvel équipement, et qui appeler en cas de panne. Gardez les anciens terminaux disponibles un jour ou deux, seulement pour rembourser les ventes faites sur ceux-ci, si votre ancien fournisseur le permet.

Conservez les dossiers de l'ancien compte

Téléchargez ou imprimez les douze derniers mois de relevés de votre ancien fournisseur avant de fermer le compte; les portails en ligne sont souvent désactivés peu après l'annulation. Vous en aurez besoin pour votre comptabilité, pour tout litige sur les frais et pour gérer les rétrofacturations sur les ventes faites avant le changement. Gardez une copie de votre avis d'annulation et de toute confirmation reçue.

Changer au Canada ou aux États-Unis

Les étapes sont les mêmes des deux côtés de la frontière, mais les règles diffèrent. Au Canada, le Code de conduite vous donne des droits d'avis sur les hausses de frais et limite les renouvellements, et le débit passe par Interac, que votre nouveau fournisseur doit prendre en charge sur chaque terminal. Aux États-Unis, les conditions du contrat décident de presque tout; l'entente que vous signez avec le nouveau fournisseur compte donc encore plus. Dans les deux pays, demandez la grille tarifaire complète avant de signer.

Pièges courants

Des renouvellements automatiques qui vous ont échappé, des clauses de dommages-intérêts fixés d'avance, des locations non résiliables, des frais de fermeture de compte et de nouveaux frais mensuels qui commencent après une période de lancement. Demandez aussi au nouveau fournisseur de mettre chaque condition par écrit.