Paiements par carte pour cabinets d'avocats : comptes en fidéicommis et règle ABA 1.15

Ce que dit la règle modèle 1.15

Le paragraphe a) de la règle modèle 1.15 de l'ABA précise qu'un avocat doit garder les biens des clients ou de tiers, détenus en lien avec une représentation, séparés de ses propres biens, et que des registres complets des fonds du compte et autres biens doivent être tenus et conservés pendant cinq ans après la fin de la représentation. Le paragraphe b) permet à un avocat de déposer ses propres fonds dans un compte en fiducie du client seulement pour payer les frais de service bancaires sur ce compte, et seulement dans le montant nécessaire. Le paragraphe c) précise que les honoraires et frais juridiques payés d'avance doivent aller dans un compte en fiducie du client et n'être retirés qu'à mesure que les honoraires sont gagnés ou les frais engagés. Le commentaire de l'ABA note que le mélange des fonds est normalement interdit et que le paragraphe b) est l'exception pour les frais de service bancaires. Les versions d'État diffèrent, et les programmes IOLTA sont exploités selon les règles d'État; lisez donc le texte de votre propre État.

Où le traitement par carte entre en conflit avec la fiducie

Trois choses peuvent faire sortir de l'argent d'un dépôt. Premièrement, certains contrats de traitement déduisent les frais du dépôt de chaque jour avant qu'il n'atteigne la banque, de sorte qu'un dépôt en fiducie arrive inférieur à ce que le client a payé. Deuxièmement, un remboursement peut être financé à partir du prochain dépôt dans le même compte. Troisièmement, une rétrofacturation renverse un paiement et doit être financée à partir du compte que nomme votre contrat. Si l'une de ces situations touche le compte en fiducie, l'argent du client peut finir par payer une dépense du cabinet ou couvrir le dossier d'un autre client. Le fait que votre processeur compense les frais ou les facture séparément, et quel compte il débite pour les remboursements et rétrofacturations, est déterminé par votre contrat; demandez donc les deux par écrit.

Séparez les paiements gagnés et non gagnés

Parce que la règle 1.15(c) envoie les honoraires et frais anticipés en fiducie, de nombreux cabinets font entrer les paiements par carte vers deux destinations : les provisions non gagnées dans le compte en fiducie, et les paiements de factures déjà gagnées dans le compte d'exploitation. Cela signifie habituellement deux comptes marchands ou deux configurations de règlement, clairement étiquetées sur la page de paiement afin qu'un client payant une facture n'atterrisse pas en fiducie par erreur. Demandez à votre fournisseur de débiter tous les frais de traitement, et si les directives de votre État l'exigent, les rétrofacturations et remboursements, du compte d'exploitation.

Provisions conservées en dossier

Une carte conservée en dossier pour renflouer une provision permanente est un identifiant en dossier selon les règles de Visa. Avant de la conserver, Visa exige le consentement exprès et éclairé du titulaire de carte à une entente incluant, entre autres, la description des services, les politiques d'annulation et de remboursement, la façon dont l'identifiant en dossier sera utilisé, la façon dont le montant sera déterminé, la devise de la transaction et, pour les charges non planifiées, l'événement qui déclenchera une charge. L'exemple de Visa d'un tel événement est un solde tombant sous un certain montant. Visa exige aussi que des modalités propres au type de transaction soient clairement affichées lorsque le titulaire de carte donne son consentement, séparément des modalités générales d'achat. Intégrez-les dans la lettre d'engagement ou une autorisation distincte.

Remboursement des fonds non gagnés

Lorsqu'un dossier se termine avec de l'argent non gagné en fiducie, Visa exige qu'un remboursement par carte retourne à la même carte utilisée pour l'achat lorsque possible. Planifiez comment ce remboursement est financé afin qu'il provienne du solde en fiducie de ce client et soit consigné dans le grand livre de ce client, et non du dépôt d'un autre client ou d'un lot compensé.

Suppléments et frais aux clients

La question de savoir si un cabinet peut ajouter un supplément de carte ou transférer les coûts de traitement dépend de la loi d'État, des règles des réseaux de cartes et des directives déontologiques juridiques de votre État. Notre guide sur les suppléments par État couvre la loi générale et les règles de réseau, mais vérifiez les directives de votre barreau d'État avant de facturer des frais au client d'un avocat pour un paiement par carte.

Un exemple concret

Exemple illustratif seulement, avec des chiffres ronds fictifs. Un client paie une provision de 5 000 $ par carte dans le compte en fiducie du cabinet. Si le processeur compense des frais de 150 $ sur le dépôt, la fiducie reçoit 4 850 $ tandis que le grand livre du client indique 5 000 $, et le manque de 150 $ provient des fonds du client. Si le processeur règle plutôt les 5 000 $ complets et facture les 150 $ au compte d'exploitation, le grand livre en fiducie est équilibré et les frais sont une dépense du cabinet.