Pagos conformes para consultorios médicos, dentales y de especialidad

Tarjetas HSA y FSA: proveedores frente a comercios minoristas

Las tarjetas de cuenta de ahorros para gastos médicos (HSA) y de cuenta de gastos flexibles (FSA) funcionan en las redes de tarjetas, por lo que un consultorio las acepta a través de su terminal o pasarela habitual. Las reglas de comprobación varían según el tipo de comercio. El aviso 2006-69 del IRS describe cómo los planes pueden tratar las transacciones con tarjeta en comercios cuyos códigos de categoría de comercio se relacionan con la salud, como médicos, dentistas, consultorios de cuidado de la vista, farmacias y hospitales. Se espera que un comercio sin un código de categoría de salud, como un minorista general que vende artículos de venta libre elegibles, use un sistema de aprobación de información de inventario (IIAS), que verifica los artículos de la cesta frente a una lista de productos elegibles en el punto de venta. El aviso 2007-2 del IRS agregó reglas para droguerías y farmacias. Para un consultorio médico o dental, los pasos prácticos son confirmar que su cuenta de comercio tenga el código de categoría de salud correcto y que el procesador lo transmita. Una clínica que también opera un mostrador minorista para productos elegibles debe preguntar si se necesita IIAS para esa parte del negocio.

HIPAA y PCI DSS son obligaciones independientes

HIPAA rige la información de salud protegida en poder de entidades cubiertas y sus asociados comerciales. PCI DSS es el estándar de la industria de tarjetas que aplica a todo comercio que acepta tarjetas de pago. Cumplir con una no satisface la otra. Un consultorio que cumple con HIPAA aún debe completar su validación de PCI DSS para los datos de tarjeta, y una configuración de pagos conforme con PCI no hace que el resto del consultorio cumpla con HIPAA. La guía de HHS permite a los proveedores usar información de salud para pagos, sujeto al estándar de lo mínimo necesario. En la práctica, mantenga el detalle clínico fuera de todo lo que viaje con una transacción de tarjeta: los descriptores del estado de cuenta, las descripciones de línea de la factura, los mensajes de text-to-pay y las notas de la pasarela deben identificar el consultorio y un número de cuenta o factura, no un diagnóstico o procedimiento.

Tarjeta en archivo y planes de pago

Almacenar una tarjeta para un saldo pendiente o establecer un plan de pago debe comenzar con un consentimiento escrito o electrónico que indique qué se cobrará, cuándo y cómo puede cancelar el paciente. Use el almacenamiento tokenizado que ofrece su pasarela en lugar de guardar los números de tarjeta en el sistema de gestión del consultorio o en papel. Envíe un recibo por cada cobro programado.

Recargo en los pagos de pacientes

Las reglas de Visa permiten a los comercios de EE. UU. aplicar un recargo únicamente a las tarjetas de crédito, no a las tarjetas de débito o prepagadas, lo que significa que no se puede aplicar un recargo a las tarjetas de débito HSA o FSA. El recargo no puede superar el costo de aceptación del comercio para esa tarjeta ni el 3%, lo que sea menor, y se debe notificar a Visa y al banco adquirente con al menos 30 días de anticipación. Algunos estados prohíben el recargo, así que consulte la guía de recargos por estado de este sitio antes de agregar uno. Los contratos de seguro pueden imponer sus propios límites.

Canadá

La facturación a los planes provinciales de seguro de salud pasa por el sistema de reclamaciones propio de cada provincia y es independiente del procesamiento de tarjetas. La aceptación de tarjetas para servicios no asegurados, copagos de planes de salud extendidos y productos minoristas sigue las reglas normales de la red de tarjetas y de PCI DSS.

Tipos de pago de un vistazo

Cada forma en que paga un paciente tiene su propio requisito por verificar.