Thanh toán tuân thủ quy định cho phòng khám y tế, nha khoa và chuyên khoa

Thẻ HSA và FSA: nhà cung cấp dịch vụ so với nhà bán lẻ

Thẻ tài khoản tiết kiệm sức khỏe và tài khoản chi tiêu linh hoạt hoạt động trên mạng lưới thẻ, nên phòng khám chấp nhận chúng qua máy POS hoặc cổng thanh toán thông thường. Quy tắc xác minh khác nhau tùy loại đơn vị chấp nhận thẻ. Thông báo IRS 2006-69 mô tả cách các chương trình có thể xử lý giao dịch thẻ tại các đơn vị có mã ngành liên quan đến chăm sóc sức khỏe, như bác sĩ, nha sĩ, phòng khám mắt, nhà thuốc và bệnh viện. Một đơn vị không có mã ngành chăm sóc sức khỏe, chẳng hạn nhà bán lẻ thông thường bán các mặt hàng không kê đơn đủ điều kiện, được yêu cầu sử dụng hệ thống phê duyệt thông tin hàng tồn kho (IIAS), hệ thống này kiểm tra các mặt hàng trong giỏ hàng theo danh sách sản phẩm đủ điều kiện tại điểm bán. Thông báo IRS 2007-2 bổ sung quy định cho các hiệu thuốc và nhà thuốc. Đối với phòng khám y tế hoặc nha khoa, bước thực tế là xác nhận tài khoản chấp nhận thẻ của quý vị mang đúng mã ngành chăm sóc sức khỏe và đơn vị xử lý thanh toán truyền đúng mã đó. Một phòng khám có thêm quầy bán lẻ sản phẩm đủ điều kiện nên hỏi xem phần kinh doanh đó có cần IIAS hay không.

HIPAA và PCI DSS là hai nghĩa vụ riêng biệt

HIPAA điều chỉnh thông tin sức khỏe được bảo vệ do các đơn vị và đối tác kinh doanh liên quan nắm giữ. PCI DSS là tiêu chuẩn ngành thẻ áp dụng cho bất kỳ đơn vị nào chấp nhận thẻ thanh toán. Đáp ứng tiêu chuẩn này không đồng nghĩa đáp ứng tiêu chuẩn kia. Một phòng khám tuân thủ HIPAA vẫn phải hoàn tất xác thực PCI DSS cho dữ liệu thẻ, và một hệ thống thanh toán tuân thủ PCI không khiến toàn bộ phòng khám tuân thủ HIPAA. Hướng dẫn của HHS cho phép nhà cung cấp dịch vụ sử dụng thông tin sức khỏe cho mục đích thanh toán, theo nguyên tắc mức tối thiểu cần thiết. Trên thực tế, hãy giữ chi tiết lâm sàng ra khỏi mọi thứ đi kèm giao dịch thẻ: mô tả trên bảng sao kê, dòng mô tả hóa đơn, tin nhắn nhắn tin để thanh toán và ghi chú cổng thanh toán nên nêu tên phòng khám và số tài khoản hoặc số hóa đơn, không phải chẩn đoán hay thủ thuật.

Lưu thẻ trên hồ sơ và kế hoạch thanh toán

Việc lưu thẻ cho số dư còn lại hoặc thiết lập kế hoạch thanh toán nên bắt đầu bằng sự đồng ý bằng văn bản hoặc điện tử nêu rõ sẽ tính phí gì, khi nào và bệnh nhân có thể hủy bằng cách nào. Hãy dùng hệ thống lưu trữ mã hóa (tokenised) mà cổng thanh toán của quý vị cung cấp thay vì giữ số thẻ trong phần mềm quản lý phòng khám hoặc trên giấy. Gửi biên nhận cho mỗi lần tính phí theo lịch.

Tính phụ phí cho thanh toán của bệnh nhân

Quy định của Visa cho phép các đơn vị tại Mỹ chỉ tính phụ phí trên thẻ tín dụng, không phải thẻ ghi nợ hay thẻ trả trước, nghĩa là không thể tính phụ phí trên thẻ ghi nợ HSA hoặc FSA. Phụ phí không được vượt quá chi phí chấp nhận thẻ đó của đơn vị hoặc 3%, tùy mức nào thấp hơn, và phải thông báo cho Visa và ngân hàng thanh toán trước ít nhất 30 ngày. Một số tiểu bang cấm tính phụ phí, vì vậy hãy kiểm tra hướng dẫn phụ phí theo tiểu bang trên trang này trước khi áp dụng. Hợp đồng bảo hiểm có thể áp đặt giới hạn riêng.

Canada

Việc thanh toán cho các chương trình bảo hiểm y tế cấp tỉnh bang được thực hiện qua hệ thống yêu cầu bồi thường riêng của từng tỉnh bang và tách biệt với xử lý thẻ. Việc chấp nhận thẻ cho dịch vụ không có bảo hiểm, khoản đồng chi trả cho chương trình bảo hiểm sức khỏe mở rộng và sản phẩm bán lẻ tuân theo quy định thông thường của mạng lưới thẻ và PCI DSS.

Tổng quan các hình thức thanh toán

Mỗi cách bệnh nhân thanh toán có yêu cầu riêng cần kiểm tra.