Des paiements conformes pour les cabinets médicaux, dentaires et spécialisés

Cartes HSA et FSA : fournisseurs de soins contre détaillants

Les cartes de compte d'épargne santé et de compte de dépenses flexible fonctionnent sur les réseaux de cartes, donc un cabinet les accepte par son terminal ou sa passerelle habituelle. Les règles de justification diffèrent selon le type de commerçant. L'avis 2006-69 de l'IRS décrit comment les régimes peuvent traiter les transactions par carte chez les commerçants dont les codes de catégorie marchande sont liés à la santé, comme les médecins, dentistes, cliniques de soins de la vue, pharmacies et hôpitaux. Un commerçant sans code de catégorie santé, comme un détaillant général qui vend des articles en vente libre admissibles, doit normalement utiliser un système d'approbation d'informations d'inventaire (IIAS), qui vérifie les articles du panier par rapport à une liste de produits admissibles au point de vente. L'avis 2007-2 de l'IRS a ajouté des règles pour les drogueries et pharmacies. Pour un cabinet médical ou dentaire, les étapes pratiques consistent à confirmer que votre compte marchand porte le bon code de catégorie santé et que le processeur le transmet correctement. Une clinique qui exploite aussi un comptoir de détail pour des produits admissibles devrait demander si l'IIAS est nécessaire pour cette partie de l'entreprise.

La HIPAA et la PCI DSS sont des obligations distinctes

La HIPAA encadre les renseignements de santé protégés détenus par les entités visées et leurs partenaires d'affaires. La PCI DSS est la norme de l'industrie des cartes qui s'applique à tout commerçant qui accepte des cartes de paiement. Respecter l'une ne satisfait pas l'autre. Un cabinet conforme à la HIPAA doit quand même compléter sa validation PCI DSS pour les données de carte, et une configuration de paiement conforme PCI ne rend pas le reste du cabinet conforme à la HIPAA. Les lignes directrices du HHS permettent aux fournisseurs d'utiliser des renseignements de santé pour le paiement, sous réserve de la norme du minimum nécessaire. En pratique, gardez les détails cliniques hors de tout ce qui accompagne une transaction par carte : les descripteurs de relevé, les descriptions de lignes de facture, les messages de paiement par texto et les notes de passerelle devraient nommer le cabinet et un numéro de compte ou de facture, pas un diagnostic ou une procédure.

Carte enregistrée et plans de paiement

Enregistrer une carte pour un solde restant ou mettre en place un plan de paiement devrait commencer par un consentement écrit ou électronique qui précise ce qui sera facturé, quand, et comment le patient peut annuler. Utilisez le stockage tokenisé offert par votre passerelle plutôt que de garder les numéros de carte dans le système de gestion de cabinet ou sur papier. Envoyez un reçu pour chaque prélèvement prévu.

Supplément sur les paiements des patients

Les règles de Visa permettent aux commerçants américains d'imposer un supplément uniquement sur les cartes de crédit, pas sur les cartes de débit ou prépayées, ce qui veut dire qu'un supplément ne peut pas être ajouté aux cartes de débit HSA ou FSA. Le supplément ne peut pas dépasser le coût d'acceptation du commerçant pour cette carte ou 3 %, selon le moindre des deux, et Visa ainsi que l'acquéreur doivent être avisés au moins 30 jours à l'avance. Certains États interdisent le supplément, alors consultez le guide des suppléments par État sur ce site avant d'en ajouter un. Les contrats d'assurance peuvent imposer leurs propres limites.

Canada

La facturation des régimes provinciaux d'assurance maladie passe par le système de réclamation propre à chaque province et est distincte du traitement des cartes. L'acceptation de cartes pour les services non assurés, les quotes-parts des régimes de soins de santé complémentaires et les produits de détail suit les règles habituelles des réseaux de cartes et de la PCI DSS.

Types de paiement en un coup d'œil

Chaque façon dont un patient paie a sa propre exigence à vérifier.