Pagamentos em conformidade para consultórios médicos, odontológicos e especializados

Cartões HSA e FSA: prestadores versus varejistas

Cartões de conta poupança de saúde e conta de gastos flexível rodam nas redes de cartão, então um consultório os aceita pelo terminal ou gateway normal. As regras de comprovação diferem por tipo de comerciante. O Aviso 2006-69 do IRS descreve como os planos podem tratar transações de cartão em comerciantes cujos códigos de categoria de comerciante se relacionam à saúde, como médicos, dentistas, consultórios de cuidados com a visão, farmácias e hospitais. Espera-se que um comerciante sem um código de categoria de saúde, como um varejista geral vendendo itens elegíveis de venda livre, use um sistema de aprovação de informações de estoque (IIAS), que verifica os itens na cesta contra uma lista de produtos elegíveis no ponto de venda. O Aviso 2007-2 do IRS acrescentou regras para drogarias e farmácias. Para um consultório médico ou odontológico, os passos práticos são confirmar que sua conta de comerciante carrega o código de categoria de saúde correto e que a processadora o repassa. Uma clínica que também opera um balcão de varejo para produtos elegíveis deve perguntar se o IIAS é necessário para essa parte do negócio.

A HIPAA e o PCI DSS são obrigações separadas

A HIPAA rege informações de saúde protegidas mantidas por entidades cobertas e seus associados de negócio. O PCI DSS é o padrão do setor de cartões que se aplica a qualquer comerciante que aceite cartões de pagamento. Atender a um não satisfaz o outro. Um consultório em conformidade com a HIPAA ainda precisa completar sua validação PCI DSS para dados de cartão, e uma configuração de pagamento em conformidade com o PCI não torna o resto do consultório conforme com a HIPAA. A orientação do HHS permite que os prestadores usem informações de saúde para pagamento, sujeito ao padrão do mínimo necessário. Na prática, mantenha detalhes clínicos fora de qualquer coisa que viaje com uma transação de cartão: descritores de fatura, descrições de linha de item de fatura, mensagens de pagamento por texto e notas de gateway devem nomear o consultório e um número de conta ou fatura, não um diagnóstico ou procedimento.

Cartão salvo e planos de pagamento

Armazenar um cartão para um saldo remanescente ou configurar um plano de pagamento deve começar com consentimento por escrito ou eletrônico que declare o que será cobrado, quando e como o paciente pode cancelar. Use o armazenamento tokenizado que seu gateway fornece em vez de manter números de cartão no sistema de gestão do consultório ou em papel. Envie um recibo para cada cobrança agendada.

Taxa adicional em pagamentos de pacientes

As regras da Visa permitem que comerciantes dos EUA apliquem taxa adicional apenas em cartões de crédito, não em cartões de débito ou pré-pagos, o que significa que uma taxa adicional não pode ser adicionada a cartões de débito HSA ou FSA. A taxa adicional não pode exceder o custo de aceitação do comerciante para aquele cartão ou 3%, o que for menor, e a Visa e a adquirente devem ser notificadas com pelo menos 30 dias de antecedência. Alguns estados proíbem a taxa adicional, então verifique o guia de taxa adicional por estado neste site antes de adicionar uma. Contratos de seguro podem impor seus próprios limites.

Canadá

O faturamento de planos provinciais de seguro saúde passa pelo próprio sistema de sinistros de cada província e é separado do processamento de cartão. A aceitação de cartão para serviços não segurados, coparticipações de planos de saúde estendidos e produtos de varejo segue as regras normais das redes de cartão e do PCI DSS.

Tipos de pagamento em resumo

Cada forma de pagamento de um paciente tem seu próprio requisito a verificar.