Paiements par carte pour nouvelle entreprise : liste de vérification des 90 premiers jours

Jours 1 à 14 : mettre l'entreprise sur pied

L'IRS précise que si vous constituez une société ou une LLC, vous devriez d'abord former l'entité auprès du secrétaire d'État avant de demander un EIN, sans quoi la demande pourrait être retardée. Un EIN est gratuit : l'IRS affirme qu'on n'a jamais à payer de frais pour en obtenir un et met en garde contre les sites Web qui en facturent. Son outil en ligne délivre le numéro immédiatement si la demande est approuvée, doit être complété en une seule session, est offert à des heures fixes et permet un seul EIN par partie responsable par jour. L'outil s'adresse aux organisations constituées aux États-Unis ou dans leurs territoires ayant un établissement principal là-bas; les autres doivent faire leur demande par téléphone, télécopieur ou courrier. L'IRS précise qu'un EIN est généralement nécessaire pour embaucher des employés ou exploiter une société de personnes ou une société par actions, entre autres raisons.

Vérifier la déclaration des bénéficiaires effectifs

La page de FinCEN, mise à jour le 11 août 2026, indique qu'une règle finale en vigueur depuis le 14 août 2026 exempte les entreprises américaines de la déclaration des bénéficiaires effectifs; elles n'ont donc plus à produire de rapports BOI. Seules certaines entreprises étrangères enregistrées pour faire affaire aux États-Unis doivent déclarer, et elles n'ont pas à déclarer les personnes américaines. FinCEN met aussi en garde contre les fraudes : il n'existe aucun formulaire 4022 ni formulaire 5102, aucuns frais ne sont exigés pour produire un BOI, et l'organisme n'envoie aucune correspondance réclamant un paiement. Par ailleurs, les banques et fournisseurs de paiement continuent de poser des questions sur les propriétaires à l'ouverture d'un compte, comme l'explique notre liste de vérification pour la demande.

Ouvrir un compte bancaire d'entreprise

La SBA recommande d'ouvrir un compte bancaire d'entreprise dès que vous commencez à accepter ou à dépenser de l'argent au nom de votre entreprise, affirmant que cela vous aide à rester en conformité et à être protégé sur le plan juridique. Vos dépôts par carte doivent atterrir quelque part, et un compte distinct garde les dépôts de traitement, les remboursements et les frais séparés de vos dépenses personnelles, ce qui facilite grandement les premiers rapprochements.

Jours 15 à 30 : choisir un fournisseur et lire le contrat

Visa exige qu'un acquéreur, ou qu'un facilitateur de paiement pour ses commerçants parrainés, ait un contrat de commerçant avec chaque commerçant. Ce contrat doit vous obliger à respecter les lois applicables, à vous conformer aux règles de Visa en matière d'acceptation, de risque et de traitement, et à ne pas soumettre sciemment de transactions illégales, et il doit inclure le droit de Visa de limiter ou de résilier le contrat. Au-delà de ces clauses obligatoires, lisez celles qui déterminent vos coûts et votre sortie : tarification, durée et renouvellement, résiliation anticipée, propriété ou location de l'équipement, réserves et délais de financement. Nos guides sur les facilitateurs de paiement et les frais de résiliation anticipée expliquent ces clauses.

Utilisez un seul nom partout

La règle de Visa sur le nom du commerçant exige que le nom qui vous identifie soit celui que vous utilisez principalement auprès de vos clients, affiché à votre emplacement ou sur votre site Web, et orthographié de la même façon sur les reçus, les autorisations et les registres de compensation. Si le nom de votre LLC diffère de votre nom commercial, fournissez au fournisseur le nom commercial pour votre descripteur, afin que les clients reconnaissent la charge.

Jours 31 à 45 : préparer votre passage à la caisse

Si vous vendez en ligne, Visa exige que votre site Web ou votre application affiche un contact du service à la clientèle, y compris une adresse courriel ou un numéro de téléphone, et affiche le pays de votre point de vente commerçant dans le déroulement du passage à la caisse, et pas seulement derrière un lien. Les règles de Visa sur les reçus pour les transactions de commerce électronique ajoutent votre pays, votre adresse en ligne et vos conditions de vente, y compris la politique de retour et d'annulation. Si vous prenez des dépôts ou conservez des cartes en dossier, Visa exige un consentement exprès et éclairé aux modalités écrites avant que vous ne conserviez la carte, comme l'explique notre guide sur les cartes en dossier. Vérifiez quel questionnaire d'auto-évaluation PCI s'applique à votre configuration.

Jours 46 à 90 : tester, rapprocher et réviser

Effectuez une petite vente réelle et un remboursement sur une carte que vous contrôlez, et vérifiez comment les deux apparaissent sur le relevé. Faites correspondre chaque dépôt au lot qui l'a produit et notez les frais. À la réception de vos premiers relevés mensuels, calculez votre taux effectif et dressez la liste de chaque ligne de frais inattendue, puis soulevez-les par écrit auprès de votre fournisseur. Conservez des registres pour votre comptable, y compris le formulaire 1099-K que votre fournisseur pourrait émettre.

Un exemple concret

Exemple illustratif seulement, avec des dates fictives. Une nouvelle LLC est constituée auprès de l'État le 1er mars, obtient son EIN en ligne le 3 mars, ouvre un compte chèques d'entreprise le 5 mars, fait une demande d'acceptation des cartes le 16 mars sous son nom commercial, lance son site Web avec les coordonnées et le pays au passage à la caisse le 10 avril, et le 20 mai révise son premier relevé mensuel complet et rapproche chaque dépôt d'avril.