Hôtels et locations à court terme : autorisations et frais accessoires

À l'enregistrement : l'autorisation estimée

Les règles de Visa permettent à un commerçant d'envoyer une autorisation estimée lorsque le montant final n'est pas connu. Le commerçant doit en faire une estimation authentique de ce que le titulaire de carte dépensera, informer le titulaire de carte du montant estimé et du fait que d'autres autorisations pourraient suivre, inclure l'indicateur d'autorisation estimée, et exclure tout montant pour dommages, vol, autres frais différés, primes d'assurance ou pourboires potentiels. Le tableau des délais de traitement de Visa indique 30 jours civils pour les transactions avec un indicateur d'autorisation estimée chez les commerçants d'hébergement.

Quand la facture augmente : les autorisations incrémentielles

Visa permet une autorisation incrémentielle seulement après une autorisation estimée approuvée, lorsque l'estimation originale ne couvre plus le montant révisé ou final. Elle doit utiliser l'indicateur d'autorisation incrémentielle et le même identifiant de transaction que l'original, ne doit pas inclure de montants de dommages, de vol ou d'assurance, et ne prolonge pas le délai de traitement.

Au départ : libérer ce que vous n'avez pas utilisé

Les retenues inutilisées immobilisent le crédit disponible d'un client. Visa exige une contre-passation d'autorisation dans les 24 heures suivant la fin de la transaction lorsque le montant final est inférieur au total autorisé, pour la différence. Si la transaction n'est jamais complétée, la contre-passation est due dans les 24 heures suivant l'annulation ou la fin de la période de validité de l'approbation, selon la première de ces éventualités. Exemple illustratif seulement, avec des chiffres ronds fictifs et taxes ignorées : un client réserve trois nuits à 200 $, donc l'hôtel autorise 600 $. Le client part après deux nuits et la facture finale est de 400 $. Selon la règle de Visa, l'hôtel contre-passe les 200 $ restants dans les 24 heures suivant le départ.

Réservations garanties et non-présentations

Les règles de Visa sur les réservations garanties exigent que vous divulguiez les conditions de réservation au moment de la réservation, et que vous envoyiez une confirmation écrite dans les 24 heures pour les réservations téléphoniques. Le client doit avoir au moins 24 heures après réception de la confirmation pour annuler sans pénalité. Vous devez garder la chambre pendant au moins 24 heures après l'heure d'arrivée convenue, sauf si le client annule selon votre politique, et si vous omettez de la garder, vous devez fournir un hébergement comparable sans frais. Vous ne pouvez traiter une transaction de non-présentation que si le client n'a pas annulé correctement et n'a pas réclamé la réservation. Le reçu doit indiquer le tarif journalier de la chambre, les taxes, la date d'arrivée convenue et les mots "No Show". Les règles de litige de Visa permettent à un émetteur de contester une non-présentation lorsque le client a correctement annulé ou lorsque le commerçant a facturé plus d'une journée.

Acomptes

Un acompte prend le paiement complet ou partiel avant l'arrivée. Visa permet aux commerçants de voyages et divertissements de prendre des paiements anticipés, et son tableau des identifiants en dossier et paiements anticipés exige le consentement exprès et éclairé du titulaire de carte à des modalités incluant la politique d'annulation et de remboursement et la date à laquelle les droits d'annulation expirent.

Frais après le départ

Visa cite les commerçants d'hébergement parmi ceux qui peuvent traiter des montants modifiés et des frais différés. Un frais différé pour perte, vol ou dommage doit être directement lié au séjour et doit être le coût réel de réparation ou de remplacement ou la franchise d'assurance, selon le moindre des deux, et un paiement anticipé ne doit pas servir à payer des dommages. Les règles de Visa énumèrent la documentation que le commerçant doit fournir, alors demandez à votre acquéreur ce dont il a besoin avant de facturer. Conservez ensemble le folio de départ, les photos et votre politique divulguée en cas de contestation de la charge par le client.

Le prix annoncé est une règle distincte

Les règles des réseaux de cartes ci-dessus régissent les autorisations. La règle de la FTC sur les frais déloyaux ou trompeurs régit l'affichage des prix pour l'hébergement de courte durée, y compris les hôtels, motels, locations de vacances et partages de logement offerts par des plateformes. Les directives du personnel de la FTC précisent que les frais obligatoires, comme des frais de villégiature requis, doivent figurer dans le prix total affiché d'entrée de jeu, tandis que les frais encourus après l'achat, comme les frais pour dommages à une chambre d'hôtel, peuvent être omis. Si les clients doivent payer par carte de crédit, des frais de carte sont obligatoires et doivent aussi figurer dans le prix total. Notre guide sur la règle de frais de la FTC couvre les détails.